تنها املاک نیستند که ثبت می‌شوند و دارای سند هستند؛ احوال انسان نیز از اولین روزهای تولد او در دفاتر ثبت احوال ثبت می‌شود تا اینکه بعد از مرگ وی شناسنامه او باطل شود. شناسنامه و کارت ملی سند موجودیت اشخاص هستند و تاثیر زیادی در اعمال و وقایع حقوقی انسان دارند. تاریخ، جنسیت و مندرجات شناسنامه در امکان اقامه دعوا، قرارداد بستن، ازدواج و... تاثیر دارد به همین دلیل در صورتی که ایراد کوچکی در یکی از مندرجات شناسنامه باشد، پیامدهای بزرگی خواهد داشت. هیچ شخصی نمی‌تواند مستقلا این ایرادات را برطرف کند چراکه در این صورت متهم به جعل در سند رسمی خواهد شد. اصلاح این اشتباهات باید از مراجع صالح درخواست شود.
آشنایی با وظایف ثبت احوال
قبل از آنکه وارد بحث شویم بهتر است با وظایف سازمانی که وظیفه ایجاد همه اسناد هویتی مربوط به اشخصاص را به عهده دارد، آشنا شوید.
در کشور ما سازمان ثبت احوال متولی گردآوری چهار دسته اطلاعات اصلی جمعیتی شامل ثبت تولد (ولادت)، ثبت مرگ، ثبت ازدواج و ثبت طلاق است. بر اساس مصوبه سال ۱۳۶۳ مجلس شورای اسلامی، وظایف سازمان به شرح زیر است: ثبت تولد و صدور شناسنامه برای نوزادان؛ ثبت مرگ وصدور گواهی وفات؛ تعویض شناسنامه و ثبت ازدواج و طلاق و نقل تحولات؛ صدور گواهی ولادت برای شهروندان خارجه، تنظیم دفاتر ثبت کل وقایع و نام خانوادگی و تهیه آمارهای جمعیتی.
ثبت ولادت
اشخاصی که می‌توانند برای کودک تقاضای شناسنامه کنند شامل پدر یا جد پدری؛ مادر در صورت غیبت پدر؛ وصی، قیم و امین؛ اشخاصی که قانوناً عهده‌دار نگهداری طفل هستند؛ متصدی یا نماینده موسسه‌ای که طفل به آنجا سپرده شده است؛ صاحب واقعه که سن او از 18 سال تمام به بالا باشد، می‌شود.
ولادت هر طفل در ایران اعم از اینکه پدر و مادر ایرانی یا خارجی باشند باید ظرف مدت 15 روز از تاریخ ولادت به اداره ثبت احوال و ولادت اطفال ایرانی مقیم کشورهای خارجی به کنسولگری محل اقامت یا به نزدیکترین کنسولگری اعلام شود و پس از اعلام ولادت اگر طفل ایرانی باشد، شناسنامه‌ای با مشخصات وی صادر و تحویل پدر و مادرش می‌شود و در صورت خارجی بودن طفل گواهی ولادت صادر و تحویل والدین کودک می‌شود.
هر شناسنامه‌ای دارای یک شماره مخصوص خواهد بود که شماره شناسنامه شخص صاحب شناسنامه است و این شماره باید در همه مدارک مربوط به ثبت احوال وی قید شود. ثبت ولادت یا به گواهی پزشک یا مامای رسمی یا به تصدیق موسسه‌ای که کودک در آنجا متولد شده یا شهادت دو شاهد انجام خواهد شد .
ثبت وفات
وفات هر شخصی اعم از ایرانی و خارجی و همچنین ولادت طفلی که مرده به دنیا آمده است باید بلافاصله به اداره ثبت احوال اعلام شود و مراتب فوق در مورد ایرانیان مقیم خارج به نزدیکترین کنسولگری اعلام می‌شود و گواهی فوت به هر کس که متقاضی باشد تسلیم می‌شود. فوت باید به گواهی پزشک یا دو نفر شاهد باشد و مهلت اعلام فوت برای اخذ گواهی 10 روز از تاریخ فوت است . فوت غایب مفقود‌الاثر برای صدور گواهی فوت، با حکم قطعی موت فرضی صادره از دادگاه صورت میگیرد.
دادگاه صالح رسیدگی به تغییر تاریخ تولد
اگر در مورد تاریخ تولدی که در شناسنامه درج شده است، اعتراضی وجود داشته باشد، حل اعتراض برعهده دادگاه‌های عمومی محل صدور شناسنامه است. دعاوی مربوط به تغییر تاریخ تولد مندرج در شناسنامه تحت دو عنوان مطرح و مورد رسیدگی قرار میگیرد: 1. ابطال شناسنامه 2. تصحیح شناسنامه.
دعوای ابطال شناسنامه زمانی مطرح می‌شود که مثلا خواهان مدعی باشد، شناسنامه متعلق به او نیست بلکه متعلق به خواهر یا برادر متوفی او است یعنی بعد از فوت خواهر یا برادر، والدین وی شناسنامه را باطل نکرده و آن را پس از تولدش به او اختصاص داده‌اند؛ در نتیجه سن واقعی او با سن مندرج در شناسنامه متفاوت است و تقاضای وی در دادخواست ابطال شناسنامه فعلی و صدور شناسنامه‌ای جدید با مشخصات واقعی است .اما در دعوای تصحیح شناسنامه متقاضی مدعی است که شناسنامه متعلق به خودش است ولی بر اثر اشتباه مامور ثبت، سن واقعی او در شناسنامه قید نشده است .هدف از طرف دعوا برای تغییر تاریخ تولد، معمولا استخدام، ادامه تحصیل یا شرکت در مسابقات ورزشی و در مورد بانوان ازدواج است. واقعیت امر آن است که طرح این نوع دعاوی جز در موارد ضروری و اضطراری صحیح نبوده و موجب تزلزل اسناد رسمی از جمله اسناد سجلی می‌شود، بنابراین برای جلوگیری از طرح بی‌رویه این‌گونه دعاوی «قانون حفظ اعتبار اسناد سجلی و جلوگیری از تزلزل آنها» در سال 67 تصویب شد. به موجب این قانون صاحب شناسنامه فقط یک‌بار در طول عمر خود و آن‌هم در صورتی که اختلاف سن واقعی وی با سن مندرج در شناسنامه بیشتر از پنج سال باشد و کمیسیون متشکله نیز آن را تایید کند، می‌تواند شناسنامه خود را اصلاح کند.
سازمان متولی صدور شناسنامه
سازمان ثبت احوال که زیر مجموعه وزارت کشور است موظف به ثبت وقایع حیاتی هر فرد اعم از ولادت، ازدواج، طلاق، رجوع، بذل مدت و وفات است. صدور شناسنامه و تسلیم آن به متقاضی نیز در ردیف وظایف این سازمان قرار دارد.
رفع اشتباه ناشی از تحریر شناسنامه
چنانچه بر اثر اشتباه مامور ثبت احوال، در مندرجات شناسنامه اشتباهی رخ دهد مثل جابه‌جا شدن یک نقطه یا از قلم افتادن یک کنگره (دندانه)، خود شخص حق ندارد آن را تصحیح کند بلکه باید به هیات حل اختلاف اداره ثبت مراجعه کند. در مقر هر اداره ثبت احوال، هیاتی به نام هیات حل اختلاف تشکیل می‌شود که به امور زیر رسیدگی می‌کند:
- تصحیح اشتباهات مندرج در دفاتر ثبت کل
- ابطال اسناد و شناسنامه‌هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده‌اند.
- رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع
- ابطال اسناد مکرر و یا موهوم و تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و تغییر نام‌های ممنوع
- حذف کلمات زاید، غیرضروری یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی
- تصمیماتی که هیات‌های حل اختلاف میگیرد، قابل اعتراض است. معترض برای شکایت از این تصمیمات، باید به دادگاه‌های عمومی محل اقامت خواهان برود. رایی که از دادگاه در نتیجه این اعتراض صادر می‌شود نیز قابل تجدیدنظرخواهی است. چنانچه شناسنامه در خارج از کشور صادر یا در ایران صادر و صاحب شناسنامه مقیم خارج از کشور باشد رسیدگی به دعوای مطروحه در دادگاه عمومی تهران به عمل می‌آید.
ثبت ازدواج و طلاق
صاحبان دفاتر اسناد رسمی مکلفند وقایع ازدواج و طلاق و رجوع را در دفاتر خود ثبت و مراتب را به اداره ثبت احوال محل اطلاع دهند. این وظیفه در خارج از کشور به عهده نزدیکترین کنسولگری است. اداره ثبت مکلف است همه وقایع ازدواج و طلاق و رجوع و بذل مدت و فسخ نکاح و تعدد زوجات را در دفاتر مخصوصی منعکس و سپس به شناسنامه انتقال دهد.باید بدانید که ازدواج و طلاق غیر مدخوله در شناسنامه المثنی درج نخواهد شد. افشای این اطلاعات نیز در دفاتر ثبت احوال جز برای صاحب سند و مقامات قضایی و دولتی ممنوع است.
