به روز شدن سیستم قضایی همزمان با الکترونیکی شدن خدماتی مطرح شد که تمام زیرمجموعه‌های قوه قضاییه را دربر گرفت. به گونه‌ای که پابند الکترونیکی برای سازمان زندان‌ها، دفاتر خدمات الکترونیکی قضایی برای معاونت فناوری و اطلاعات، جمع‌آوری اطلاعات در سیستم‌های الکترونیکی در سازمان بازرسی و دیوان عالی کشور و تبدیل اسناد کاغذی به اسناد الکترونیکی در سازمان ثبت اجرایی شد. معاونت حقوقی قوه قضاییه هم از این قاعده مستثنی نبود و با «طرح آرشیو الکترونیک»، میلیون‌ها پرونده قضایی را در چند ماه اخیر ساماندهی کرد. «حمایت» به منظور بررسی جزئیات بیشتر این اقدام با دکتر «ذبیح‌الله خدائیان» معاون حقوقی قوه قضاییه به گفت‌وگو نشست.
تصمیم به ساماندهی پرونده‌های قضایی از سوی معاونت حقوقی قوه قضاییه دلیل خاصی داشت؟
با وجود اینکه بیش از یک قرن از تاریخ تشکیل دستگاه قضایی به شکل امروزی و ثبت و ضبط اظهارات و اسناد و مدارک صاحبان دعوی می‌گذرد اما متاسفانه به دلیل تعدد پرونده‌ها کمترین توجه به حفاظت از این اسناد و مدارک شده است و اغلب محاکم قضایی به صرف مختومه شدن پرونده‌ها آنها را به قسمت‌هایی از بنای آن محکمه منتقل کردهاند که به دلیل استاندارد نبودن محل نگهداری و انباشت پرونده‌ها ، این اسناد و مدارک بعد از مدتی غیرقابل استفاده شده است. بنابراین اگر به دلایلی نیاز مجدد به بررسی این قبیل پرونده‌ها احساس می‌شد دسترسی به آن ممکن نبود. همچنین دست نوشته‌های امرا، اقوام و ایلات و همچنین اسناد و مدارک مربوط به اختلاف علما، بزرگان و شاهان از دیگر نمونههای این قبیل اسناد است که در خارج از دستگاه قضایی یافت نمی‌شود و در صورتی که اطلاعات مربوط به پرونده‌های قضایی به خوبی جمع‌آوری شوند می‌توانند به عنوان یک درس و عبرت در اختیار مردم قرار گیرند. با این شرایط ایده ساماندهی پرونده‌ها به صورت الکترونیکی مشکل اصلی را حل کرد.
پس به دلایل مطرح شده ساماندهی بایگانی‌ها در دستور کار مسئولان قوه قضاییه قرار گرفت ؟
بله خوشبختانه در سالهای اخیر این مهم مورد توجه مسئولان قوه قضاییه قرار گرفت و در بند «الف» ماده 131 قانون برنامه چهارم و شق 3 بند «ح» ماده 211 قانون برنامه پنجم، قوه قضاییه موظف شد که با استفاده از فناوری‌های نوین نسبت به تبدیل اسناد و اوراق پرونده‌ها به اسناد الکترونیکی اقدام کند. بر این اساس ساماندهی بایگانی‌ها در دستور کار مسئولان قوه قضاییه قرار گرفت و طرح آرشیو الکترونیکی اجرایی شد. ناگفته نماند که ما 50 سال آینده هم به پرونده‌های قضایی نیاز داریم و امیدواریم بتوانیم با تکمیل این طرح و برطرف کردن کمبودها پرونده‌ها را ثبت و ضبط کنیم.
آماری از تعداد پرونده‌های قضایی موجود است؟ و اینکه تاکنون چه اقدامی در اجرایی کردن برنامه چهارم و پنجم توسعه در این خصوص به عمل آمده است؟
طبق آماری که از دادگستری‌ها و محاکم قضایی گرفته شده است تاکنون 157 میلیون و 507 هزار و 172 فقره پرونده مختومه در دادگستری‌ها موجود است که 28 میلیون و 487 هزار و 72 فقره از این پرونده‌ها ضروری و البته 129 میلیون و 20 هزار و 100 فقره پرونده غیرضروری است.
منظور از پرونده‌های ضروری و غیرضروری چیست؟
طبق آیین‌نامه ساماندهی بایگانی‌ها، پرونده‌های ضروری به پرونده‌هایی گفته می‌شود که بعد از تبدیل آنها به اوراق الکترونیکی بر حسب نوع پرونده مدتی اصل پرونده هم نگهداری شود اما پرونده غیرضروری بعد از ثبت اطلاعات آن در سیستم الکترونیکی نسبت به امحای پرونده اقدام می‌شود. همچنین اینکه اوراق پرونده‌های ضروری اسکن می‌شود اما اوراق پرونده‌های غیرضروری، مگر در موارد خاص، اسکن هم نمی‌شود.
و درحال حاضر چه تعداد پرونده ضروری و غیرضروری به اسناد الکترونیکی تبدیل شده است؟
تا کنون رقمی معادل 101 میلیون و 696 هزار و 283 فقره پرونده غیرضروری پالایش شده است؛ یعنی اطلاعات آنها وارد فرم‌های تهیه شده است .همچنین 71 میلیون و 698 هزار و 422 فقره پرونده اعم از ضروری و غیرضروری ثبت در رایانه شده است و البته 8 میلیون و 942 هزار و 745 فقره پرونده ضروری پالایش شده است. همچنین 4 میلیون و 562 هزار و 992 فقره پرونده ضروری اسکن شده و حدود 23 میلیون و 924 هزار و 80 فقره پرونده‌های ضروری هنوز اسکن نشده باقی مانده است.
الکترونیکی کردن پرونده‌ها چه مزایایی دارند؟
ساماندهی بایگانی‌ها مزایایی بسیاری دارد که یکی از آنها امکان‌پذیر شدن دسترسی به پرونده‌ها در سیستم قضایی است که در مواردی که آن پرونده در پرونده دیگری مورد استناد قرار بگیرد، موجبات اطاله دادرسی فراهم نمی‌شود. همچنین در مرحله پالایش، اطلاعات پرونده‌های بسیاری از اسناد و مدارک تاریخی کشف و نگهداری می‌شود. مساله بعدی این است که اسناد و مدارک موجود در پرونده‌ها، در واقع سرمایه ملی این مملکت هستند که محافظت نادرست از آنها منجر به نابودی آنها شده که قابل جبران نخواهد بود. با اجرای این طرح این سرمایه معنوی کشور حفظ خواهد شد. خوشبختانه باید تاکید کرد موقعیت‌های خوبی که قوه قضاییه در این بخش داشته است بسیار چشمگیر بوده و رییس سازمان اسناد و کتابخانه ملی کشور از اقدامات موثر ریاست قوه قضاییه در این خصوص به صورت کتبی قدردانی کرده‌است. همچنین اسناد مهم و ملی باید جداسازی و در دسترس افراد پژوهشگر و محقق قرار داده شود و با کارکردن بر آنها به صورت داستان، فیلم و سریال مورد استفاده آیندگان قرار گیرد.امیدواریم با کمک دولت بتوانیم از سرمایه عظیم کشور برای آیندگان استفاده کنیم و با کمک اسناد مکتوب تاریخ کشور را به تصویر بکشیم .
